Vous avez des problèmes avec vos données et vous ne savez pas par où et comment commencer.
C’est une tâche déroutante et nous pouvons nous perdre dans l’analyse, les réunions et les séances de remue-méninges. Parfois, nous essayons de tout résoudre en une seule fois, avec une sorte de projet « big bang ». Parfois, nous finissons par ne rien obtenir. L’expérience m’a enseigné une approche simple : choisir un combat que l’on peut gagner, le gagner, puis conquérir à partir de là.
Trouvez votre cause
Identifier les priorités de l’entreprise. Recherchez ensuite les questions ou les opportunités liées à ces priorités.
Supposons que vous travailliez dans une entreprise manufacturière. Elle est confrontée à une concurrence accrue et cherche à accélérer la mise sur le marché de nouveaux produits. Pouvez-vous nous aider à passer plus rapidement du « concept » à la « mise en rayon » ? Quels types d’initiatives en matière de données permettraient d’y parvenir ? La plupart des réponses impliquent de modifier les processus, les outils et les données dans de nombreuses équipes différentes. Ces efforts pourraient soutenir le déploiement de solutions de flux de travail, le lancement d’un effort de nettoyage des données, etc.
Cela permettra d’établir un lien entre l’investissement nécessaire à votre projet et les besoins de l’entreprise. Dans le cadre de vos fonctions, vous pouvez être confronté à de nombreux problèmes. Mais ils peuvent être transparents ou négligeables aux yeux des autres membres de votre entreprise. Vous avez besoin de vingt bases de données pour gérer le cycle de vie des produits ? Et alors ? Votre plan de réduction à 1 ne sera peut-être pas assez convaincant si la question n’est pas stratégique pour votre entreprise.
Quoi que vous fassiez, vous ne devez vous battre que si vous pouvez gagner. C’est plus facile à dire qu’à faire, mais il y a des options. Commencez par délimiter le champ d’application et établissez une feuille de route. Dans mon exemple ci-dessus, il pourrait s’agir de fusionner une ou deux bases de données clés. Ce plan pourrait réduire les coûts de maintenance et de licence. Et aussi les coûts indirects ! Par exemple, le temps perdu par vos collègues s’ils travaillent avec trop d’applications différentes.
Chaque succès renforce la crédibilité de votre entreprise. Cela vous aidera à obtenir un parrainage pour d’autres initiatives. Comme nous le savons tous, nous sommes plus enclins à risquer de l’argent à des personnes qui ont prouvé ce qu’elles pouvaient réaliser avec cet argent.
Recherche sur le terrain
Lorsque vous vous concentrez sur la cause pour laquelle vous pourriez vous battre, vous devez faire du repérage. Pourquoi ? Pour être sûr d’avoir une chance de gagner ! Mais cela ne doit pas être un processus compliqué en soi. Vous devez vous faire une idée du travail nécessaire et le meilleur moyen d’y parvenir est de sortir et de parler avec les personnes concernées par le sujet. Mais attention, l’erreur typique que je vois est de ne parler qu’avec les personnes qui participent aux processus ou aux applications qui sont sous les feux de la rampe. Un défaut majeur ! Vous devez parler avec les personnes qui dépendent des résultats de vos efforts potentiels. Ce sont ces personnes qui, si elles sont convaincues, peuvent devenir les parrains les plus forts parce qu’elles ressentent et vivent la douleur de la situation actuelle. Au contraire, les personnes impliquées dans les opérations en cours pourraient se sentir menacées et, dans ce cas, elles limiteront leur soutien, voire se défendront.
De quelles informations avez-vous besoin ? Avant tout, vous devez connaître les points douloureux. Qu’est-ce qui ne fonctionne pas aussi bien que possible ? Mais attention à ne pas prendre ces opinions au pied de la lettre : A. il s’agit d’opinions et non de faits, vous devez donc les contrebalancer par des faits réels ; B. souvenez-vous de cette citation de M. Henry Ford : « Si j’avais demandé aux gens ce qu’ils voulaient, ils m’auraient répondu des chevaux plus rapides » ; pensez donc à l’avenir.
Pour en revenir à mon exemple du cycle de vie d’un produit, il se peut que vous disposiez d’un grand nombre d’options et que vous deviez les trier. En discutant avec des représentants des ventes, du marketing, du service clientèle, etc., vous pouvez découvrir quel est le problème le plus brûlant. Il peut s’agir des outils ou du processus, mais aussi du fait que les organisations impliquées ne sont pas les bonnes. D’après mon expérience, arriver dans une telle situation avec une proposition « informatique », c’est comme marcher pieds nus sur du charbon ardent.
Pour résumer mon message : sortez de votre bureau et parlez aux personnes de toutes les fonctions qui vous entourent et qui sont impliquées dans le sujet que vous étudiez. Cela ne prendra pas autant de temps que vous le pensez et vous recueillerez à peu de frais des informations inestimables.
Construisez votre projet
Vous devriez maintenant avoir réduit vos options à quelques unes. À moins que vous ne disposiez d’une option « sans hésitation », essayez de limiter le choix à trois projets possibles. Cela vous aidera à limiter vos recherches et à aider votre direction à prendre une décision.
Il est enfin temps de se préparer à l’action. Vos efforts de repérage ont révélé ce qu’il fallait faire pour obtenir un impact maximal. Vous devez maintenant déterminer les ressources dont vous avez besoin pour réaliser le travail dans les délais impartis et à un prix raisonnable. Oui, il s’agit bien d’un projet et vous devez définir le bon équilibre entre la portée, le temps et le prix.
Mais nous sommes dans le monde réel, alors soyez prêts avec des options et des alternatives. Vous connaissez l’impact maximal… mais votre entreprise en a-t-elle besoin ou peut-elle aller de l’avant avec un impact » positif » ? Là encore, il s’agit de trouver le bon équilibre. Lorsque vous sélectionnerez vos ressources, n’oubliez pas que vous aurez besoin de plus que de personnes et d’ordinateurs… Vous aurez besoin de soutien : de la part de vos utilisateurs potentiels, de vos responsables, voire de vos clients ou de vos fournisseurs. C’est la gestion des parties prenantes.
Enfin, restez prêt à changer. Imaginez que votre entreprise adopte une autre stratégie, qu’une loi change ou que vous ayez un nouveau conseil d’administration qui ne soutiendra plus votre projet. Cela n’arrivera peut-être jamais, mais prenez le temps de réfléchir aux options qui s’offrent à vous dans une telle éventualité.
Et gagner !
Vous êtes maintenant prêt à réussir. Tout ce travail vous permettra d’obtenir un soutien pour votre projet et de le lancer. Mais l’effort ne fait que commencer. Comptez sur votre plan, sur votre personnel et, bien sûr, sur des pratiques de gestion de projet adéquates pour obtenir les résultats que vous recherchez. Veillez à définir votre méthodologie et à l’exploiter.
J’espère que ce qui précède vous aidera à lancer des projets réussis.
Notes de départ
Un logiciel ne vaut que ce que valent les personnes qui l’utilisent, ou « un imbécile avec un outil est un imbécile ». Mais des outils simples utilisés intelligemment peuvent faire des merveilles. Un gigantesque logiciel utilisé avec plus d’espoir que d’expertise ne fera que semer le chaos.
Il est fort probable que 80 % des réponses à vos problèmes soient déjà connues de quelqu’un dans votre entreprise (à moins que vous ne soyez une petite entreprise). Quittez votre bureau et allez parler aux gens.
« Les déchets sont des activités humaines qui absorbent des ressources sans créer de valeur. James P. Womak et Daniel T. Jones, Lean Thinking (Free Press)
