3 outils pour analyser vos données SAP sans budget

Vous entendez parler de données partout dans votre entreprise, mais le budget n’est pas au rendez-vous ? Si vous utilisez SAP ECC ou S/4, il y a quelques options que vous pouvez essayer et qui ne demandent pas d’autre budget que du temps.

Bien sûr, nous sommes dans SAP, donc vous devrez peut-être argumenter pour obtenir un accès correct à ces fonctions. Certaines organisations ont mis en place des politiques très strictes, mais en général, comme ces outils ne font que lire, il n’est pas trop difficile d’obtenir l’accès à tous les outils.

La visionneuse de table toujours fiable et indestructible : SE16 ou SE16N ou SE16H

Je ne pense pas qu’une introduction soit nécessaire. C’est l’option la plus basique et la plus susceptible d’être autorisée sans arrière-pensée. Vous entrez le nom d’une table, vous utilisez quelques champs pour sélectionner les données, vous exécutez et voilà, vous voyez les données. Associé à un outil comme MS Excel, c’est l’outil le moins cher, le plus rapide et le plus polyvalent à l’heure actuelle.

Et aussi le plus sale. Il est accompagné de plusieurs dispositifs de surveillance :

Sécurité, autorisations

Faites attention à qui peut lire quoi, car votre ERP peut contenir des données sensibles telles que les données personnelles des employés et les informations financières. Il est possible de contrôler des groupes de tables auxquels l’utilisateur peut ou non avoir accès.

En outre, l’utilisation de la transaction pour afficher et extraire des données ne laisse pas de trace, de sorte qu’il peut être difficile de vérifier qui a fait quoi.

Performance

L’interrogation de grandes tables et l’extraction de données peuvent utiliser une quantité importante de ressources système. Utilisez donc de bons critères de sélection et assurez-vous que les tables sont correctement indexées.

Base de données relationnelle

Non, il s’agit d’un outil à utiliser une table à la fois. Vous pouvez parcourir les tables et les vues, mais vous ne pouvez pas joindre deux tables, à moins qu’une vue ne le fasse pour vous.

Par ailleurs, certains objets SAP ressemblent à des tables mais n’en sont pas vraiment, il s’agit de structures (comme des tables virtuelles).

  • Et quelques tableaux ne sont pas lisibles avec cet outil pour diverses raisons

Interprétation des résultats

  • Langues : certaines valeurs affichées, aussi techniques soient-elles, peuvent être des traductions des valeurs réelles stockées dans la base de données… selon l’utilisation que vous ferez des données, vous pourriez être surpris.
  • Les formats des dates et des nombres dépendent de vos paramètres, mais pas de la manière dont les données sont réellement stockées. Mois avant jour ; nombres avec ou sans zéros initiaux, plus ou moins de décimales, etc.
  • Les champs longs peuvent être tronqués à l’affichage et la copie des valeurs dans Excel peut ne pas prendre toute la valeur (cachée).

Heureusement, vous pouvez modifier un grand nombre de ces résultats dans les paramètres : nombre de champs récupérés, nombre d’enregistrements, champs à utiliser pour la sélection, etc.

Un cran plus haut dans la sophistication, SQVI et Queries

Bien sûr, il est plus compliqué à utiliser, mais en substance, il permet simplement d’effectuer un travail de type SE16 sur une combinaison de tables – la base d’une base de données relationnelle, avec une interface de type « glisser-déposer ». Fini les VLOOKUP dans Excel ! Vous pouvez désormais disposer de plus de données, avec une meilleure sélection, et réexécuter ces requêtes à volonté.

Ou presque à volonté. Il y a bien sûr plusieurs points de surveillance, comme dans le cas de SE16.

Sécurité, autorisations

Là encore, il convient d’être prudent lorsque l’on donne l’accès, et il existe plusieurs façons de contrôler les tables qui peuvent être analysées.

Performance

Là encore, l’impact sur les ressources du système doit être pris en compte lorsque l’on examine des tables de grande taille et, plus encore, lorsque l’on les joint. De bons critères de sélection, des tables correctement reliées, une base de données indexée vous aideront considérablement.

Base de données relationnelle

  • Cette fois-ci, vous pouvez et vous devez vous joindre aux tables pour profiter de cet outil. Mais vous devez vous assurer de joindre les tables correctement, en vous basant sur les bons champs (oui, j’ai vu quelques bizarreries au cours de ma carrière).

Interprétation des résultats

Là encore, les formats, les langues, etc. s’appliquent. Il est important de comprendre cela et d’envisager de modifier les formats, soit avec l’outil, soit en dehors de l’outil, après l’extraction des données.

Et connaissez-vous celui-ci ? TAANA ?

Vous avez utilisé SE16 ou SQVI et tout va bien jusqu’à ce que… les tables soient trop grandes ! Vous réduisez votre extrait, vous filtrez certaines données, mais le fichier est toujours trop volumineux pour votre ordinateur. Vous avez déjà perdu plusieurs heures, et vous n’avez pas encore reçu de bonnes réponses. Heureusement, SAP propose un outil d’analyse des tableaux ! Il est bien sûr un peu plus difficile que les 2 précédents mais pas tant que ça et l’aide est bonne (oui !).

Supposons que vous ayez besoin d’analyser les types de documents de vente que vous utilisez et de distinguer, année par année, qui, où, combien, la devise utilisée, qui étaient les clients. Cela peut représenter une grande quantité de données à extraire et une grande quantité de données pour Excel. Ici, vous pouvez le mettre en place, laisser SAP travailler et analyser les résultats rapidement.

Vous pouvez également l’utiliser pour établir le profil d’une table : vous ne savez pas si certains champs sont utilisés, ni dans quelle mesure. Vous pouvez générer ces statistiques et les étudier ou extraire les résultats de SAP et les utiliser dans votre outil préféré.

Veilleurs ?

Autorisations et conformité du cours

Les performances ne sont pas un problème car vous laisserez souvent le programme s’exécuter en arrière-plan.

Il s’agit d’un outil pour une table à la fois, de sorte que l’analyse de plusieurs tables peut encore prendre du temps – même si l’analyse peut être exécutée en parallèle, avec prudence.

Quelle est la chose la plus importante à garder à l’esprit ?

Veillez à définir soigneusement et en détail ce que vous recherchez, puis vous pourrez facilement déterminer si l’information existe dans vos systèmes SAP en effectuant des recherches sur le web et en interrogeant vos collègues. Si c’est le cas, ces outils peuvent vous aider à développer une certaine intelligence à ce sujet.

Et c’est peut-être justement ce dont vous avez besoin pour monter un dossier solide et obtenir le budget dont vous avez besoin !

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Jean-Francois Minsart
Jef is a veteran SAP data consultant with over 20 years experience. His career took him around the world to support initiatives as varied as mergers, systems integration, upgrades, software development and roll out, etc.​

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